Buiten vergaderen? Met deze 5 tips haal je meer uit je meeting dan frisse lucht
Buiten vergaderen klinkt misschien als een frisse afwisseling. Maar het is meer dan een leuk extraatje. Een andere setting haalt mensen uit hun rol, opent nieuwe perspectieven en brengt beweging in gesprekken. Precies wat je nodig hebt bij een belangrijke sessie.
Benieuwd hoe je buiten vergaderen echt effectief inzet? Wij delen vijf tips die je meeting meer laten opleveren dan alleen een lekker zonnetje.
1. Kies een plek die bij je doel past
Effectief buiten vergaderen vraagt om meer dan een picknicktafel in het park. Wil je tot rust komen, de creativiteit aanwakkeren of juist besluiten nemen? Stem de locatie daarop af.
- Voor strategische keuzes: een plek met uitzicht werkt vaak goed. Denk aan een dakterras, huisje met weids uitzicht of een plek aan het water.
- Voor teamconnectie: kies een setting die uitnodigt tot bewegen, zoals een bos met wandelpaden of een boerderij waar je ook samen kookt.
- Voor inspiratie: ga voor een prikkelende omgeving, zoals een beeldentuin, wijngaard of doolhof.
Tip van ons: vermijd ‘te leuk’. Je doel is nog steeds inhoud, dus zorg dat de omgeving versterkt en niet te veel afleidt.
2. Maak buiten niet vrijblijvend
“Laten we anders lekker buiten gaan zitten.” Dat klinkt losjes, maar daar zit ook het risico. Buiten vergaderen is geen koffiepauze nieuwe stijl. Bereid het net zo professioneel voor als een gewone meeting, maar met extra aandacht voor:
- de indeling (rondom een tafel, staand, wandelend?)
- hulpmiddelen (hebben we een scherm nodig of doen we het analoog?)
- weerscenario’s (plan B en plan C)
Laat zien dat je dit heel bewust organiseert. Juist dan ontstaat er ruimte voor openheid.
3. Verbind het met de rest van je programma
Buiten vergaderen werkt het beste als onderdeel van een doordacht geheel. Een offsite zoals een heisessie of meerdaagse bijeenkomst bijvoorbeeld, waarin je het vergaderdeel combineert met beleving, reflectie of ontspanning.
Dat is ook hoe wij het vaak aanpakken: met een communicatief programma voor, tijdens en na je event. Zo verleng je het effect. Want dat ene uur buiten is belangrijk, maar de manier waarop je het overbrengt, maakt het verschil.
4. Vergeet de techniek niet
Ja, buiten vergaderen kan magisch zijn. Maar zonder wifi, stroom of goed geluid is de magie snel verdwenen. Zorg voor een technische basis die werkt, zonder dat het storend aanwezig is. Bij goMICE nemen we dat standaard mee in ons plan: van mobiele schermen tot stroomvoorziening. Want niets is meer een domper dan niet-werkende verbindingen waarna iedereen in de wachtstand staat.
5. Kies voor stilte als kracht
Buiten zijn maakt iets los, maar het nodigt ook uit tot stilte. Dat kun je slim benutten. Laat mensen tijdens een wandelsessie juist niet over werk praten. Gek genoeg ontstaan daar vaak de meest waardevolle inzichten en verbindingen. Juist op ongedwongen momenten gebeurt wat je in een kantoortuin nooit had bedacht.
Buiten vergaderen met goMICE: strategisch en ontspannen
Bij goMICE geloven we niet in losse momenten, maar in doordachte trajecten met echte verbinding. Buiten vergaderen is daar een krachtig onderdeel van. Mits je het goed inzet. Wij helpen je met het hele plaatje: van locatie en techniek tot programma en opvolging.
Zin om een keer te sparren over de mogelijkheden? Plan een vrijblijvende sessie in met een van onze experts. Buiten of binnen, wat jij wil.