5 tips for a COVID-safe gathering
Uiteraard geloven wij in de kracht van LIVE ontmoetingen! Elkaar in de ogen kijken en alle zintuigen prikkelen! Beeld, geur, smaak, geluid en tast alle elementen die bijdragen aan het creëren van bijzondere ervaringen en onvergetelijke momenten. Maar we zijn nog niet in de gelegenheid om elkaar onbeperkt en zonder regels te ontmoeten. Hoe kunt u uw boodschap dan toch over de bühne brengen en uw doelgroepen blijven informeren, activeren of enthousiasmeren?
Bij goMICE denken we graag in oplossingen en mogelijkheden. Daarom een aantal tips om stap voor stap weer richting waardevolle en impactvolle LIVE ontmoetingen te gaan. Coronaproof en in lijn met de geldende maatregelen.
1. Provide a stimulating communications journey
Uw reis of event moet door omstandigheden of interne protocollen worden verplaatst naar een later moment. Hoe zorgt u dat uw doelgroep toch geïnformeerd en betrokken blijft tot aan uw LIVE moment? Denk eens aan een campagnematig voortraject met de goMICE Stretch-methode waar online en offline communicatie gestructureerd en prikkelend worden ingezet rondom uw LIVE moment. Zo blijft u gedurende langere tijd top of mind, wordt de doelgroep alvast opgewarmd en zet u de waarde van uw LIVE moment nog meer kracht bij. Ervoor, tijdens en ook erna.
2. Small-scale and exclusive
Divide your target audience into smaller segmented groups. Perhaps a portion of the target audience has more specific needs or a commonality that can be better leveraged now. Additionally, a smaller group allows for more opportunity to provide one-on-one attention and build a real connection. And who secretly doesn't enjoy being invited to an “exclusive” event?
3. Mix van online en live ontmoeten
Think of a mix of online and Live ontmoeten. Bijvoorbeeld door een deel van uw doelgroep live te ontmoeten en een ander deel virtueel deel te laten nemen. Soms is het fysiek aanwezig zijn niet broodnodig om een boodschap over te brengen. Bedenk wie er echt bij moeten zijn en betrek de virtuele gasten op een manier waardoor zij zich toch betrokken en gehoord voelen. Ook genodigden die niet te ver kunnen of mogen reizen kunnen hierdoor toch “aanwezig” zijn.
Curious for more valuable tips and inspiration for organising powerful online and hybrid events? Then be sure to read our free whitepaper in which we share the most important steps with you and provide tips on technology, platforms, interaction and budgeting! Click here to download our whitepaper.
4. Distribution in time or place
Does creating a unique LIVE setting contribute to conveying your message, but is your target audience too large to gather safely and in accordance with regulations? Then extend your one-day event to a multi-day event or spread your event across multiple locations. Here too, you can consider further segmenting your target audiences (e.g., by region or job profile) or having content-focused or joint parts take place partially virtually.
5. Roadshow
Instead of everyone coming together at one location, you're going on a roadshow this year! Depending on your brand, message, and target audience, you can take your event content on tour to various branches or regions. For example, think about introducing a new product, saying goodbye to a board member, thanking employees, or announcing your new strategy. A roadshow can be organised in various memorable or fun ways, tailored to you!
We are ready for your business meeting 2.0!
We are certainly ready for it! So, feel free to present your challenge or question to us, so that we can brainstorm with you on how you can continue to engage your target audiences and realise impactful trips and events for you, with or without measures. Also, follow us on LinkedIn, Facebook and Instagram for tips and updates regarding the organisation of your business trip, meeting or event, during or after corona.
Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 20 augustus 2020 en werd op 18 januari 2022 geactualiseerd met nieuwe informatie.