Privacyverklaring 2022

goMICE & UNIGLOBE Travel Holland Privacy Verklaring
UNIGLOBE Travel Holland houdt zich aan de relevante wetgeving voor de bescherming van
persoonlijke gegevens zoals ze in Nederland en de Europese Unie van toepassing zijn. Wij
zijn verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid.
Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. In deze
privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel u
uw persoonsgegevens aan ons kan verstrekken. Indien u vragen of opmerkingen heeft naar
aanleiding van deze verklaring, kunt u contact opnemen met: info@uniglobe.nl
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken in ieder geval de volgende persoonsgegevens:
• Geboortedata
• Paspoortnummers
• Reisdata en bestemmingen
• Gezondheidsinformatie
• Reis- en maaltijdvoorkeuren
• Frequent flyer en andere lidmaatschapsnummers
• Persoonlijke post- en e-mailadressen
• Financiële informatie met betrekking tot persoonlijke creditcards
• Bankrekeningen en andere betaalmethoden
Waarom verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven
en gerechtvaardigde doelen worden verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een
gerechtvaardigde grondslag verwerkt.
Wij verzamelen relevante persoonlijke informatie wanneer u ons vraagt om u informatie of
reisgerelateerde diensten (zoals lucht-, grond- en zeetransport, hotel en andere
accommodatie, rondleidingen, maaltijden, diensten en verzekeringsproducten) te
verstrekken die via ons worden verkocht of gereserveerd ( de “reisdiensten”). Wij gebruiken
de persoonlijke informatie om u de gevraagde informatie of reisdiensten te verstrekken en
voor een aantal aanvullende doeleinden. In het bijzonder kunnen uw persoonlijke gegevens
worden gebruikt:
• Om u nu en in de toekomst reisgerelateerde informatie te verstrekken door middel
van gepersonaliseerde communicatie, regelmatige nieuwsbrieven of travel alerts;
• Om u en uw voorkeuren te identificeren;
• Reageren op door u verzonden reisverzoeken;
• Namens u luchtvaart -, hotel -, auto -, tour en overige reserveringen maken;
• Namens u reisverzekeringen afsluiten;
• Om een creditcard of andere financiële goedkeuring voor betaling te verkrijgen;
• Om statistieken te verzamelen en marktonderzoek uit te voeren;
• Rapporten opstellen voor de leveranciers van uw reisservices en voor regelgevende
en brancheorganisaties;
• Zakelijke rapportages voor uw werkgever samen te stellen met betrekking tot
gereisde bestemmingen, kosten, serviceklassen, gebruikte hotels en de duur van het
verblijf en autoverhuurbedrijven en de duur van de huur;
• Om te voldoen aan de wet;
• Voor doeleinden die verband houden met het bovenstaande.
De door u verstrekte persoonsgegevens worden bovendien slechts gebruikt voor de
hiervoor genoemde doelen en gedeeld met de personen binnen onze organisatie, welke
noodzakelijkerwijs kennis dienen te nemen van uw persoonsgegevens om u goed van dienst
te kunnen zijn. Daarnaast nemen wij de volgende maatregelen om het risico op verlies van
persoonsgegevens tot een minimum te beperken:
• Alle personen die namens UNIGLOBE Travel Holland van uw gegevens kennis kunnen
nemen, worden gehouden aan een geheimhoudingsplicht;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
(tweetraps verificatie om op het netwerk aan te melden);
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij
fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.
Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?
De volgende zijn de bronnen die we kunnen gebruiken voor het verzamelen van persoonlijke
informatie. We zullen alleen die gegevens gebruiken die nodig zijn voor de geïdentificeerde
doelen. Wij kunnen informatie van u verzamelen wanneer u informatie ten aanzien van het
boeken van reisdiensten vraagt, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk;
• Van uw werkgever, werknemer of gemachtigde vertegenwoordiger wanneer deze
persoon namens u informatie of reisdiens ten zoekt of anderszins u
vertegenwoordigt;
• Uit persoonlijke reisprofielen die u hebt voltooid;
• Uit onze administratie met betrekking tot eerdere verzoeken of reserveringen die u
hebt gemaakt;
• Vanuit de reserveringssystemen die worden gebruikt om uw reserveringen nu of in
het verleden te maken;
• Van creditcardverstrekkers of andere bureaus voor consumentenvoorlichting;
• Van de luchtvaartmaatschappijen of andere leveranciers van reisdiensten aan u op
elk gewenst moment.
Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Wij treden op als de agent of tussenpersoon voor of met betrekking tot de leveranciers (‘de
leveranciers’) van de reisservices. Dienovereenkomstig zullen persoonlijke gegevens die
relevant zijn voor het enige doel om uw reisservices aan te bieden openbaar worden
gemaakt aan de leveranciers die voor de betreffende reis van toepassing zijn.
De verantwoordelijkheid voor de door u, aan ons verstrekte persoonlijke informatie blijft
onder onze controle, inclusief persoonlijke informatie die is overgedragen aan leveranciers.
Met al deze derden hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten of is een privacy
statement van toepassing verklaard.
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
Financiële en andere gevoelige persoonlijke informatie wordt door ons opgeslagen in
beveiligde omgeving met behulp van fysieke maatregelen zoals archiefkasten die na
werkuren beveiligd zijn, alarmsystemen en, in het geval van elektronische gegevens, in
databases die met een wachtwoord zijn beveiligd. Derden zoals Leveranciers aan wie
dergelijke informatie wordt overgedragen, zijn ook vereist om uw persoonlijke informatie te
beschermen op een manier die in overeenstemming is met de wet.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Uw persoonlijke gegevens worden alleen bewaard zolang wij deze nodig hebben om u
informatie, reisdiensten en andere diensten te verstrekken, en voor een redelijke tijd daarna
om te voldoen aan een bepaald doel of ander wettelijk of zakelijk doel.
Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen uw persoonsgegevens worden
vernietigd of worden teruggegeven.
Dataminimalisatie
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf
bepaalde doel. Wij doen dit op een need to know-basis en streven naar minimale
gegevensverwerking. Wij beveiligen uw gegevens door bij de uitvoering van een dienst alleen
die personen toegang tot uw persoonsgegevens te verstrekken die ook feitelijk aan uw
verzoek werken. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen met een
geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Voor de
beveiliging van uw persoonsgegevens gelden specifieke privacy eisen voor onze
medewerkers en freelancers. Zij dienen voor indiensttreding c.q. aanvang van hun contract
een geheimhoudingsbeding te ondertekenen.
Medewerkers en freelancers zijn eveneens verplicht om eventueel verlies van
persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te melden.
Uw rechten onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Via het “formulier rechten betrokkenen” kunt u gebruik maken van uw rechten als
betrokkene onder de AVG. U heeft onder de AVG de volgende rechten:
• recht op inzage van uw persoonsgegevens;
• recht om verwijdering;
• recht op correctie of beperking van gebruik van de verzamelde en verwerkte
gegevens;
• recht op dataportabiliteit.
Wij zullen uw verzoeken binnen de wettelijke termijn behandelen en maken gebruik van de
wettelijke mogelijkheden om uw verzoek(en) in te willigen of af te wijzen. Bij afwijzing van uw
verzoek zullen wij deze motiveren.
Verlies van uw persoonsgegevens
Wij hebben maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens, een
datalek, tot een absoluut minimum te beperken. Mocht er, ondanks alle genomen
maatregelen, toch een datalek ontstaan, waarbij uw persoonsgegevens verloren zijn geraakt
en ernstige schade in uw persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zullen wij u daar
terstond over informeren.
Nauwkeurigheid en beperkingen van onze verantwoordelijkheid
Van tijd tot tijd kunnen we de persoonlijke gegevens die we voor u in ons bestand hebben,
bijwerken. We vertrouwen echter op u om ons te informeren over relevante wijzigingen of
fouten in uw persoonlijke gegevens en zijn niet verantwoordelijk voor persoonlijke
informatie die niet juist is. Hoewel wij redelijke stappen ondernemen om uw persoonlijke
informatie te beschermen, zijn wij niet verantwoordelijk voor oneigenlijk gebruik van uw
persoonlijke informatie die buiten onze redelijke controle ligt.
Klachten
Als u een klacht heeft met betrekking tot dit privacybeleid of een van onze procedures, neem
dan contact met ons op. Als uw klacht gegrond is, zullen we redelijke stappen ondernemen
om het probleem op te lossen, inclusief mogelijk het wijzigen van ons privacybeleid of onze
procedures.
Wij doen ons uiterste best om dit reglement naar behoren uit te voeren. Indien u toch vindt
dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, kunt u een
klacht indienen bij ons via onze Privacy Officer
info@uniglobe.nl
UNIGLOBE Travel Holland
Evert van de Beekstraat 1-5
1118 CL SCHIPHOL
Ook kunt u bij ontevredenheid over de afhandeling zich wenden tot de Autoriteit
Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijziging privacyverklaring
We behouden ons het recht voor om deze privacy verklaring te wijzigen. Indien de
privacyverklaring zich gewijzigd heeft sinds uw laatste bezoek zult u hiervan bij uw bezoek
aan onze website een melding ontvangen.
Bij discussie wordt uitgegaan van de laatste privacyverklaring, welke op onze website is
gepubliceerd; www.uniglobetravel.nl
UNIGLOBE Travel Holland
SCHIPHOL
1 juli 2018