Communicatie rondom event: 5 fouten die je nooit meer maakt
Een strak geregeld event? Dat begint niet op locatie, maar al lang daarvoor. Goede communicatie rondom event vraagt om meer dan alleen een uitnodiging versturen. Het is de lijm die alles verbindt: deelnemers, stakeholders, locaties en leveranciers. Toch gaat het in de praktijk nog vaak mis. Niet omdat er geen tijd of aandacht aan wordt besteed, maar omdat communicatie rondom event nog te vaak wordt gezien als bijzaak. En daar zit precies het probleem.
Bij goMICE zien we het anders. Wij geloven dat communicatie voor, tijdens en na een event net zo belangrijk is als de inhoud van het programma zelf. Het bepaalt namelijk hoe jouw event beleefd, onthouden en gedeeld wordt. Hieronder delen we vijf veelgemaakte fouten in communicatie rondom events.
1. Denken dat één save the date genoeg is
Eenmalig een save the date sturen en daarna radiostilte? Grote kans dat je doelgroep afhaakt nog voor je programma is begonnen. Goede communicatie is geen eenmalige actie, maar een doorlopende teaser.
Zorg voor enthousiaste en slimme communicatiemomenten. Geef alvast een sneak peek van het programma, laat sprekers aan het woord, deel praktische updates. Kortom: bouw de voorpret op. Dat hoeft niet veel extra werk te zijn, als je het slim opneemt in je communicatiestrategie.
2. Vergeten wie je doelgroep is
Een technische mail naar een creatief team of een wollige uitnodiging naar sales? Mismatch! Iedere doelgroep vraagt om zijn eigen toon, timing en kanaal. En dat begint bij goed inzicht in wie je uitnodigt en waarom zij heel graag bij je event willen zijn.
Onze STRETCH-methode helpt om communicatie rondom een event af te stemmen op het profiel van je doelgroep. Want alleen dan voelen zij zich echt aangesproken.
3. Geen afstemming tussen communicatiestrategie en eventstrategie
Tijdens het event komen alle puzzelstukjes samen. Toch zien we vaak dat de communicatie vooraf of op locatie niet helemaal strookt met het doel van het event. Denk aan de tone of voice die afwijkt van de communicatie aan de voorkant, of een visuele stijl die uit de lucht lijkt te vallen. Ook worden belangrijke boodschappen soms niet herhaald of versterkt.
Zonde! Juist in deze fase kun je het verhaal compleet maken. Zorg ervoor dat alle communicatie, van bewegwijzering en presentaties tot aan badges en scripts, aansluit op je merkverhaal en eventstrategie. Dan wordt je boodschap pas echt voelbaar.
4. De follow-up overslaan
De follow-up is niet het einde, maar het verlengstuk van je event. Een goed event verdient een goede staart. Sluit aan bij de energie van het event en trek de lijn door. Herhaal kernboodschappen, geef ruimte voor reflectie en geef deelnemers iets om naar uit te kijken.
Dat kan met een aftermovie, een overzicht van de highlights, maar ook met content die verdieping biedt: interviews, learnings, een whitepaper of vervolgaanbod. Je houdt de verbinding vast en versterkt de investering in het event.
5. Alles zelf willen doen
Je weet wat je wil vertellen, maar hoe zorg je ervoor dat het ook landt? Veel organisatoren proberen het erbij te doen. Met goede bedoelingen, maar zonder strategie, middelen of voldoende tijd. Het resultaat: versnipperde communicatie, last minute wijzigingen en een gemiste kans op langdurig effect.
Onze klanten schakelen ons niet alleen in voor de organisatie van hun event, juist ook voor de communicatie eromheen. Omdat wij de vertaalslag maken van strategie naar beleving en van boodschap naar bereik. Dat doen we niet alleen voor, maar ook tijdens en na het event. Met een slimme inzet van middelen en oog voor detail.
Alles valt of staat met de communicatie rondom je event
Een goed georganiseerd event is niets zonder heldere, strategische communicatie. Blijf niet hangen in losse berichten, maar kies voor een doordachte aanpak die jouw boodschap versterkt en je doelgroep activeert en enthousiasmeert.
Nieuwsgierig hoe wij dat aanpakken?
Plan een gratis sparringssessie in en ontdek hoe wij jouw event laten spreken.
goMICE: serious engagement, van begin tot lang na het slotapplaus.
