6 tips voor het duurzaam organiseren van uw ONLINE of LIVE ontmoeting
Voordat het coronavirus de nieuwsberichten had overgenomen hadden de meeste bedrijven een ander belangrijk punt op de agenda staan: Duurzaamheid! En onderwerpen als het klimaat, CO2 reductie, circulair- en duurzaam ondernemen blijven natuurlijk hot topic. Met het klimaatakkoord moeten we er met zijn allen nog steeds voor zorgen dat de uitstoot van broeikasgassen in 2030 met de helft wordt verminderd ten opzichte van 1990. Een uitdagende taak, waar we met zijn allen een steen(tje) aan kunnen bijdragen.
Wat betekent dit voor de organisatie van uw volgende reis of evenement? We hebben ondertussen allemaal ervaren dat sommige meetings ook prima digitaal kunnen plaatsvinden, maar in een digitale wereld wordt persoonlijk contact steeds belangrijker. En u wilt uw relaties toch blijven ontmoeten? (Kijk hier voor onze tips voor het nieuwe zakelijke ontmoeten 2.0)
Gelukkig zijn er voldoende mogelijkheden om uw event zo duurzaam mogelijk te organiseren zowel in binnen- als in het buitenland. Wij denken graag met u mee en werken desgewenst een compleet concept voor u uit passend bij uw MVO-richtlijnen en / of SDG-doelen.
Hieronder alvast 6 tips die u kunnen helpen met de organisatie van uw duurzame incentive reis of event.
1. Hotel of eventlocatie
Organiseert u uw evenement op een externe locatie? Kijk dan of de locatie een Green Key certificaat heeft. Wilt u nog een stapje verder gaan dan kunt ook naar een locatie uitwijken waar volledig circulair wordt ondernomen.
Ook kunnen wij een berekening voor u laten maken van de complete CO2-uitstoot van uw evenement en dit te compenseren. Door te kiezen voor CO2-compensatie draagt u actief bij aan het realiseren van de Sustainable Development Goals (SDG’s). Dit doen wij door te investeren in een van de klimaatprojecten van Climate Neutral Group.
2. Vervoer
Op dit moment wordt reizen met het openbaar vervoer niet gestimuleerd, maar zodra dit weer veilig kan kunt u uw gasten verzoeken om zoveel mogelijk gebruik te maken van bus, trein, tram of metro. Vooral in het centrum van grote steden is parkeren vaak duur, een crime of neemt het een grote hap uit uw budget. Ook voorkomt dit dat uw gasten vastlopen in de file. Hoe komen ze dan toch op uw eventlocatie als deze niet centraal is gelegen? Bijvoorbeeld door een elektrische pendelbus in te zetten bij een station in de buurt om uw gasten te vervoeren of met een ludiek vervoersmiddel passend bij uw event en sfeer van de dag of avond. (Zoals een tuk tuk tijdens een teambuildingsdag of koetsen voor een gala etc.)
Gaat u naar het buitenland? Denk dat eens vervoer per trein. Veel bestemmingen in Europa zijn goed bereikbaar met de trein. Daarnaast is deze vorm van reizen zeer ontspannen. U hoeft niet uren van te voren aanwezig te zijn en stapt vaak midden in de stad weer uit!
Ook carpoolen kan een mogelijkheid zijn, dit stimuleert u door dit goed te faciliteren met bijvoorbeeld een carpoolapp. Zo begint het netwerken al op weg naar uw event of naar de luchthaven. De eerste verbindingen kunnen zo al worden gemaakt!
Toch vliegen? Compenseer dan uw CO2-uitstoot. Bij goMICE doen we dit bijvoorbeeld via GreenSeat van Climate Neutral Group, zodat u klimaatneutraal vliegt. Op deze wijze compenseert u de vervuiling van uw reis!
3. Catering
De grootste kosten en vervuiling zitten vaak in de catering. Een aantal simpele oplossingen zorgen al voor besparing van het milieu en zijn goed voor de innerlijke mens.
Lokale catering
Kijk goed of uw cateraar gebruikt maakt van leveranciers uit de directe omgeving van uw evenement. Als zij hun inkopen kunnen doen bij de lokale bakker, groenteboer en slager is er minder transport nodig, maar wordt ook de lokale ondernemer er beter van in plaats van de groothandel.
Seizoensgebonden producten
Vraag of de cateraar producten wil gebruiken van het seizoen. Deze zijn vers, goed voor de innerlijke mens en hoeven vaak niet van ver te komen. En niet onbelangrijk, vers is super lekker!
Vegan
Niet iedereen loopt warm voor het label “vegan”. Sommige gasten willen gewoon een klassieke bitterbal bij de borrel (nee geen bietenbal) of een maaltijd met vlees of vis. Maar vegan wordt steeds leuker, beter, lekkerder en gevarieerder. Denk er eens aan om een gedeelte van uw catering vegan uit te voeren. Zo heeft iedereen een keuze en maken uw gasten ook kennis met een alternatief dat goed is voor mens, dier en milieu.
Inzet lokale leveranciers
Het werken met vaste leveranciers kan voordelen hebben qua inkoop of onderhandeling. Maar waarom vijf vrachtwagens met spullen 80 kilometer laten rijden als deze ook 5 kilometer verderop te verkrijgen is? Uiteraard is professionaliteit, betrouwbaarheid en creativiteit bij de keuze van een leverancier heel belangrijk. Dus kijk eens verder en juist dichterbij! Misschien wordt u nog verrast!
4. No show
U heeft uw uitnodigingen op tijd verstuurd, iedereen heeft zich netjes aangemeld: tijd om de aantallen door te geven. Houd hier altijd rekening met een gedeelte no show. Er kunnen altijd mensen ziek zijn, druk met werk of door drukte op de weg kiezen om later of zelfs niet te komen. Op deze wijze heeft u ook minder voedselverspilling. In overleg met de cateraar kan hier ook altijd weer een creatieve of maatschappelijk verantwoorde oplossing worden bedacht.
Afhankelijk van de type meeting kunt u bij de uitnodiging ook aangeven dat bij no show een fee wordt berekend. Dit voorkomt dat gasten zich “aanmelden en maar zien”. U kunt aangeven dat dit ter compensatie van de uitstoot of verspilling wordt gedoneerd aan een goed doel dat past bij uw MVO-richtlijnen en de onnodige vervuiling van uw gast compenseert.
5. Online vs. offline
In ons zakelijke en privé leven wordt digitale communicatie steeds meer de norm. Online is vaak ook goedkoper, sneller en moderner. Toch is het, om echte attentiewaarde te creëren, vaak net iets effectiever om een bijzondere offline uitnodiging of attentie te versturen. Ook hier zijn er voldoende opties voor mooie duurzame middelen en een legio aan leveranciers die duurzaam inkopen, produceren en ondernemen.
6. Digitale processen
Toch digitaal? U kunt uw save the date of uitnodiging uiteraard digitaal versturen. Daarnaast kunt u met de apps en digitale tools van goMICE uw doelgroepen verrassen, activeren, stimuleren op weg naar uw ONLINE of LIVE moment. Ook uw registratie, programma en het delen van foto’s kan gemakkelijk, overzichtelijk en in de stijl van uw brand of meeting.
Uw doelgroep vooraf duurzaam enthousiasmeren en betrekken!
Wij begrijpen dat u zoveel mogelijk impact met uw event bij uw genodigden wilt maken. Begin daarom nu alvast met het enthousiasmeren, informeren en betrekken van uw doelgroep met een duurzaam voortraject middels onze Stretch-method. Wij creëren een ‘groen’ communicatietraject met bijvoorbeeld de inzet van onze digitale tools en milieubewuste presentjes. Op deze wijze blijft uw organisatie of boodschap langer top of mind bij uw doelgroep en zorgen we voor nog meer impact!
Wij geloven in het organiseren van duurzame en impactvolle ontmoetingen! Goed nadenken over de inzet van alle communicatiemiddelen en leveranciers passend bij het traject is hier een belangrijk onderdeel van. In een keer helemaal groen, duurzaam of circulair is misschien een utopie. Maar met kleine aanpassingen en iedere keer een nieuwe stap kunt ook u, uw ontmoetingen nog duurzamer maken! En onthoudt; goed voorbeeld doet volgen!
Wilt u advies in de organisatie van een duurzaam traject? Ook “sustainable” zorgen wij voor impact!
Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 1 februari 2020 en werd op 24 december 2021 geactualiseerd met nieuwe informatie.
