Een zakelijk event is lang niet altijd meer óf fysiek óf online. Deelnemers verwachten flexibiliteit: ze willen de kracht van live ervaren, maar ook de mogelijkheid hebben om op afstand mee te doen. Een hybride event combineert the best of both worlds. Maar hoe ga je ervoor zorgen je dat het meer wordt dan een livestream vanuit een zaaltje?
Bij goMICE weten we: de magie van een hybride event zit in de voorbereiding en in het creëren van twee volwaardige belevingen: één voor de mensen op locatie en één voor het online publiek.
Waarom kiezen voor een hybride event?
Een hybride event kan je bereik aanzienlijk vergroten. Niet iedereen kan of wil naar een fysieke locatie reizen. Door een online component toe te voegen, sluit je niemand uit.
Bovendien:
- Je content krijgt een tweede leven, online deelnemers kunnen later terugkijken en jij haalt meer waarde uit je investering.
- Je kiest bewuster voor wie live aanwezig moet zijn en wie digitaal kan aansluiten, wat vaak duurzamer en efficiënter is.
- Je houdt meer grip op interactie: polls, Q&A’s en online break-outs helpen om ook het digitale publiek betrokken te houden.
Waar moet ik op letten bij de organisatie van een hybride event?
Wil je de organisatie van je hybride event goed aanpakken? Trap dan niet in de grootste valkuilen. Want hybride events verzanden vaak in een middelmaat: er staat een camera achter in de zaal en klaar ben je. Zonde, want daarmee mis je juist de kracht van hybride. Veelgemaakte fouten zijn:
- Online deelnemers vergeten: ze kijken naar een stream zonder interactie.
- Te veel nadruk leggen op de techniek, waardoor de inhoud en beleving ondersneeuwen.
- Geen duidelijke keuze maken: wat doe je live en wat online?
Het resultaat: een slap compromis dat niemand echt geboeid houdt.
Een hybride event organiseren: zo pak je het wel aan
Een hybride event vraagt om een duidelijke strategie. Onze tips:
- Begin bij het doel.
Wil je kennis delen, een product lanceren, of juist mensen met elkaar verbinden? Dat bepaalt wat je live doet en wat online kan. - Ontwerp twee ervaringen.
Zorg dat live en online deelnemers allebei iets unieks meemaken. Denk aan exclusieve netwerkmomenten en interactieve tools online. - Denk in journeys.
Gebruik onze STRETCH-methode om deelnemers meerdere keren te raken. Dat doe je voor, tijdens en na je event. Zeker bij (deels) hybride events is dit heel belangrijk om je deelnemers eerst nieuwsgierig te maken en daarna betrokken te houden. - Maak het interactief.
Laat mensen stemmen, vragen stellen of deelnemen aan break-outsessies. Zo voelen ook online deelnemers zich onderdeel van het geheel.
Voorbeelden uit de praktijk
Een internationale salesmeeting waarbij niet iedereen naar Nederland kan afreizen? Kies bijvoorbeeld voor een centrale fysieke hub met livestreams naar regionale kantoren. Zo creëer je één gezamenlijke ervaring, waarbij er ruimte is voor lokale interactie.
Of een productlancering: een selecte groep journalisten en partners is live aanwezig, terwijl honderden deelnemers online meekijken en direct vragen stellen via een chat. Je merk krijgt maximale zichtbaarheid, zonder de beleving te verliezen.
Klaar voor jouw hybride event?
Een hybride event is meer dan een handige technische oplossing. Het is een strategische keuze waarmee je je doelgroep groter maakt, je merk sterker positioneert en je investering meer oplevert.
Wil jij weten hoe jouw volgende event sterker wordt in een (deels) hybride vorm? Neem contact met ons op. Samen kijken we naar de juiste mix van live en online. En zorgen we dat jouw event de aandacht krijgt die het verdient.