Een ‘Kick-off’ event organiseren voor 600 medewerkers
Onze opdrachtgever, een grote speler in de Olie & Gas industrie, wilde door middel van een spectaculair event een ‘kick-off’ geven aan hun programma ‘Road to success!’. En waar kan je dan beter terecht dan bij goMICE? Wij hebben de passie en expertise voor het organiseren van meetings, incentive reizen, concepts en events voor grote groepen. En wij doen altijd graag nog een paar stappen extra! Lees verder hoe wij dit event voor 600 medewerkers organiseren.
Eindelijk was het dan zover, op vrijdag 3 februari 2017 hebben we het dak eraf geblazen in SnowWorld tijdens een event voor 600 medewerkers. Wat gaat hier allemaal aan vooraf om dit mogelijk te maken?
Een belangrijke factor: de locatie
Rond half november 2016 kregen we van onze opdrachtgever de opdracht om een kick-off event voor 600 personen te organiseren in februari 2017. Vanwege het redelijk korte tijdsbestek moest het gas er wel even flink op om dit event tot in de puntjes te regelen. Met als eerste prioriteit een geschikte locatie vinden. De locatie voor dit event moest geschikt zijn om enerzijds het officiële gedeelte goed vorm te kunnen geven maar ook het informele gedeelte, het feest erna, moest op dezelfde locatie plaats kunnen vinden. Dit feest was ook ter beloning voor de enorme inzet van alle medewerkers.
Een event voor 600 medewerkers organiseren | Het thema
Het thema voor dit event werd: ‘Après-Ski’. Een leuk thema waar wij van goMICE onze creativiteit helemaal in kwijt kunnen. Na een aantal inspecties op locaties met onze opdrachtgever, werd er voor SnowWorld gekozen.
Onze samenwerking met SnowWorld is zeker fantastisch te noemen! Zo hebben we heel efficient kunnen werken wat erg prettig was gezien de tijdsdruk.
Een event voor 600 medewerkers organiseren | Wij denken aan de details
Tot in de kleinste details hebben we alles geregeld. Denk hierbij aan de reguliere onderdelen zoals techniek en food & beverages, maar wij gaan altijd een stapje verder. Samen met een collega, zijn wij de vaste contactpersonen voor deze relatie en dan zijn we ook zelf aanwezig tijdens het event om alles in goede banen te leiden.
Uiteraard was de branding tot in de puntjes verzorgd. Welkomstvlaggen, langs de gehele oprijlaan, banners binnen en buiten en we hadden zelfs een Total auto voor de deur geplaatst. Verder hebben we ook onderstaande onder andere geregeld, om alles in goede banen te leiden.
- De parkeerplaatsen netjes gereserveerd
- Parkeerbegeleiders ingezet die e.e.a. coördineerden
- Er stonden 10 beveiligers klaar (veiligheid voor alles!)
Na een check door ons op alle onderdelen kon het event beginnen!
De start van het event voor 600 medewerkers
Bij aankomst stonden er vuurkorven buiten om mensen warm te verwelkomen en stonden wij van goMICE klaar voor de garderobe en registratie. Iedereen kreeg een ‘glowing in the dark’ polsbandje, zodat we die met black-light later mooi zouden kunnen laten oplichten. Daarnaast waren ze ook bedoeld als herkenning voor de beveiliging dat de juiste deelnemers in en uit liepen.
Gezien het feit dat we ook een verkleedwedstrijd hadden uitgezet, hadden de meesten zich thematisch uitgedost. De één zag er nog mooier uit dan de ander!
De best geklede man en vrouw zouden later een reischeque t.w.v. €175,- overhandigd krijgen. Deze hadden we als goMICE beschikbaar gesteld.
Eenmaal binnen werden de deelnemers verwelkomd met een drankje en was het management ook in stijl gekleed. Fluoriserende skipakken en lederhosen waren ook hen outfits. De deelnemers vonden het fantastisch dat ook het management zich zo uitgesloofd had.
Het officiële gedeelte van het event
Al snel kon het officiële gedeelte van het event beginnen. De presentaties, vanuit diverse punten in de zaal, werden ondersteund door onder andere enorme LED schermen. Een hele mooie manier om iedereen te bereiken. Aan het einde van de presentaties werd het starsein voor het feest gegeven door middel van een enorm confetti-kanon! Het feest kon beginnen en de buffetten werden geopend. Via ongeveer 15 uitgifte punten, verdeeld over de gehele exclusief afgehuurde locatie, kon men allerlei gerechten en drankjes proberen.
Van stamppot buffetten tot duitse worst en van hamburgers tot stalletjes met pulled-porc! Voor iedereen was er een overvloed aan keuze!
Lieftallige dames liepen ook nog rond met puntzakken friet en even waren ook de Flugel-meisjes nog van de partij! Door deze opzet stonden nergens rijen en had iedereen het onwijs naar zijn zin. Ondertussen zweepte de DJ de tent alvast wat meer op. Voor degenen die ook nog graag iets anders wilden doen dan dansen hadden we echte Oostenrijkse spelen als spijkerslaan, sjoelen en bierpullenschuiven in een aparte ruimte georganiseerd. Verder was er voor de echte sportievelingen ook een skisimulator geplaatst.
Daarnaast kon iedereen zich ook vereeuwigen in de Photobooth. We hadden allerlei kostuums en wat Tiroler attributen er bij gelegd, dat zorgt natuurlijk voor hilarische plaatjes!
De eerste gast van het event in Snowworld
Rond 21 uur was het tijd voor de eerste gast, namelijk Django Wagner. Luidkeels werd er mee gezongen en de polonaise werd in gezet. Ook kwamen de mascottes langs: de sneeuwman, het rendier en de eland! Zij dansten natuurlijk met de menigte mee!
Om het feest nog een extra zetje te geven kwamen ook de artiesten ‘de gebroeders Co’ langs en openden uiteraard met: “Ik heb een toet-toet-toeter……!”. Het dak ging er nogmaals af!
Een event voor 600 medewerkers organiseren | Tot het einde goed geregeld
De deelnemers wilde nog niet naar huis, maar het einde van dit topfeest kwam dichterbij. Om in stijl af te sluiten en iedereen zonder honger naar huis te laten rijden werd er nog een kraampje geopend met een lekker broodje Unox. Ook werd er nog een bittergarnituur uitgeserveerd. Iedereen heeft dan toch flinke trek na zo’n feest!
Rond 00.30 uur waren de laatste gasten vertrokken en konden we gaan afsluiten. Uiteraard nadat we de medewerkers van SnowWorld hartelijk bedankt hadden en ook afscheid hadden genomen van de beveiligers. Samen met hen hebben we alles in goede banen geleid en hierdoor kunnen we terug kijken op een fantastische avond! Bekijk zeker ook onderstaande sfeer beelden!
Een geslaagd event georganiseerd
De volgende dag ontving ik een Whatsapp van mijn contactpersoon bij Total met de volgende tekst. En daar krijg ik toch iedere keer weer kippenvel van!
“Hi Anita, weer super bedankt voor de goede organisatie. Een waar succes gister! Ik heb Nadia haar nummer niet, maar wil haar ook weer onwijs bedanken.”
En na dit super bedankje werd het nog leuker. Want we werden enorm verrast door een heerlijke slagroom taart en een kaart met bedankjes.
Wat hebben wij toch onwijs leuk werk! Wij hebben een passie voor het organiseren van MICE! Meetings, incentives, congressen, events en meer!
Ook een event laten organiseren? Neem dan zeker contact op met goMICE! Wij zijn je graag van dienst!
