Hoe eventcommunicatie bijdraagt in het behalen van uw doelen

Meer impact met eventcommunicatie!

Een belangrijke succesfactor bij de organisatie van meetings, events en incentive reizen is het helder in kaart brengen van de gewenste doelen én het krachtig en herhaaldelijk overbrengen van uw boodschap in een vorm die past bij uw doelgroep. Dus waarom zou u alle pijlen richten op dat ene moment? Door de inzet van gerichte communicatie rondom uw LIVE of ONLINE moment zorgt u namelijk voor nog meer betrokkenheid, enthousiasme of verbinding met uw deelnemers in de aanloop naar, maar ook tijdens en na, uw ontmoeting. Bent u benieuwd hoe u eventcommunicatie effectief kunt inzetten rondom uw events? Lees dan vooral verder!

Eventcommunicatie: the key to success

Voortraject

Tijdens het voortraject starten wij allereerst met het uitdiepen van uw wensen, verwachtingen en te behalen doelen. Vervolgens beginnen wij met het uitdenken van een conceptplan en creëren wij een maatwerk roadmap met verschillende contactmomenten. Wij noemen dit ook wel de touch moments. Hierdoor worden uw deelnemers gedurende een langere periode meegenomen op een verrassende ‘reis’ naar, en blijven zij verbonden ver na, uw event. In onderstaande video licht Manager Eventmarketing Diewertje verder toe wat conceptontwikkeling bij goMICE inhoudt.

Door in het communicatieplan gebruik te maken van meerdere contactmomenten in een mix van online-, offline en live-communicatiemiddelen, wordt uw boodschap nog meer kracht bijgezet! Zo staat in het voortraject het prikkelen, informeren en enthousiasmeren van uw deelnemers centraal. Hiermee wordt er gezorgd voor een indrukwekkende start van de communicatie(roadmap) op weg naar uw event. Denk hierbij aan:

  • Een uitnodigingstraject: de deelnemers ontvangen een unieke save the date en uitnodiging, geheel in de branding van het event. Hierbij zorgen wij er altijd voor dat de deelnemers het gevoel krijgen dat zij het event of de reis écht niet mogen missen! Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een mailing, een (video)kaart aan huis of een persoonlijke overhandiging tijdens een roadshow vanuit het management of de directie.
  • Registreren: een gemakkelijke registratietool is van groot belang om de inschrijving van de deelnemers in goede banen te leiden. Neem bijvoorbeeld onze Digital Event Manager: een online applicatie die het gehele proces van inschrijven, registreren dan wel wijzigen van deelnemers mogelijk maakt.
  • Informeren & enthousiasmeren: betrek de deelnemers bij het eventdoel, neem hen mee in het verhaal van uw organisatie en het aankomende LIVE moment. Dit kan middels een volledig ingerichte eventwebsite, zoals wederom onze Digital Event Manager. Waarin u uw eventprogramma kan verwerken, foto’s & video’s kunt delen of sprekers kunt introduceren.
  • Activeren: is uw event of reis de eindbeloning bij het behalen van een target zoals een omzet- of verkoopdoel? Zet dan een dynamisch activatietraject in, waarin u de groep op de hoogte houdt van de voortgang door hen te informeren en te enthousiasmeren. Wij zetten hier vaak onze Activation app voor in. Dit is een maatwerk ingerichte “gamification”-app waarmee u uw deelnemers kunt enthousiasmeren door kennistoetsing, kennisverbetering, het communiceren over de voorgang van het target of onderlinge competitie.

Tijdens uw event

Tijd voor hét moment waar gedurende het voortraject naartoe is gewerkt: het event of dé reis (oftewel de live-communicatie). Gedurende het voortraject is de huisstijl of branding van het event verwerkt in alle contactmomenten. Ook tijdens het event komt dit eventthema uiteraard terug in bijvoorbeeld de catering, presentaties, aankleding en giveaways. Daarnaast legt een professionele foto- en videograaf de unieke momenten van het event vast en kunnen digitale tools worden ingezet om gedurende het event de deelnemers van informatie te voorzien. Benieuwd naar meer informatie over de organisatie van een krachtig event? Klik dan hier.

Zorg dat de eventcommunicatie tijdens uw event ook volledig in lijn ligt met het voor- én natraject.

Natraject

Denkt u dat het communiceren voorbij is zodra de deelnemers de eventlocatie verlaten of weer terug zijn na een meerdaagse reis? Dat is zeker niet zo! Juist het moment ná uw reis of event is van belang om uw deelnemers betrokken en verbonden te houden met uw organisatie en van hen echte ambassadeurs te maken. Laat bijvoorbeeld een spetterende after movie maken of stuur een aantal dagen na het event een verrassend presentje naar hun huisadres. Ook is dit een mooi moment om direct te triggeren door alvast een zaadje te planten richting een volgende reis of event. 😉 Wilt u peilen of de informatie goed is overgekomen of een korte update doen. Dan is een korte online update via video of een online (video)meeting, ook een mooie gelegenheid om uw doelgroep vast te houden.

Voldoende inspiratie gekregen voor eventcommunicatie rondom uw reis of event? Mooi! Liever uitbesteden? Dan zorgt goMICE er graag voor dat uw organisatie gedurende langere tijd top of mind blijft bij uw deelnemers. Met onze expertise en creativiteit realiseren we een zorgeloos, helder en uniek communicatietraject, waarbij het event of de reis de kers op de taart is! Wilt u ook uw volgende meeting, event of incentive reis door ons laten organiseren? Plan dan vandaag nog een gratis sparringsessie met één van onze professionals.