Waarom samenwerken met een MICE-bureau een goed idee is!

Waarom samenwerken met een MICE-bureau een goed idee is!

Bent u van plan om dit jaar of in 2022 een meeting, incentive of event (online, hybride of live) te plannen? Hoe zorgt u er dan voor dat de bijeenkomst interessant, vernieuwend en passend is voor uw doelgroep? Weet u niet waar u moet beginnen met de organisatie en overweegt u om een bureau in te schakelen, gespecialiseerd op het gebied van MICE (Meetings, Incentives, Concepts en Events)?

In dit blog leggen wij uit wat u kunt verwachten wanneer u de organisatie van een (online) meeting, evenement of van een groeps- of incentive reis uit handen geeft aan goMICE. Wij zetten de belangrijkste voordelen van een samenwerking met een ervaren bureau op een rij. Zo krijgt u een goed beeld van wat u kunt verwachten van een samenwerking en op welk gebied wij u van dienst kunnen zijn.

Ervaring & knowhow

goMICE heeft reeds jarenlang ervaring op het gebied van de creatie en realisatie van meetings, evenementen en incentives. Onze professionele projectmanagers hebben allemaal een flinke portie ervaring en zijn altijd op de hoogte van de laatste trends in binnen- en buitenland. Hierdoor kunnen wij altijd een passend advies geven en een offerte op maat maken.

Corona-proof & online ontmoeten

In deze bijzondere tijden is het daarnaast extra belangrijk om uw meeting, event of incentive reis online, hybride en corona-proof te organiseren. De regelgeving verandert bijna dagelijks en het kan dan ook lastig zijn alles goed te regelen voor uw relaties of medewerkers. Bij goMICE zijn we altijd op de hoogte van de meest up-to-date regelgeving en kunnen u hierdoor altijd optimaal adviseren. Wij denken graag met u mee in wat er WEL mogelijk is en zorgen ervoor dat dit op een veilige manier gebeurt. Benieuwd naar meer inspiratie over corona-proof evenementen, bezoek dan onze blog: De belangrijkste stappen op weg naar een krachtig online event” of “Stappenplan en tips voor de organisatie van uw hybride event“.

Online ontmoeten, zowel zakelijk als privé, is sinds maart 2020 niet meer weg te denken uit onze maatschappij. De digitale platformen sprongen de grond uit en ondertussen zijn we er internationaal achter gekomen dat het uitwisselen van kennis en ervaringen, het nemen van beslissingen en het saamhorigheidsgevoel in grote en kleine getallen ook online vaak mogelijk is. Ondanks dat sommige voordelen van online ontmoeten niet opwegen tegen fysieke ontmoetingen, zijn er legio mogelijkheden om uw doelstellingen ook online te behalen. goMICE denkt dan ook graag met u mee in de online vervulling van uw (event)doelstelling. Van digitale vergaderingen tot een uitgebreid ochtend/middagprogramma met afwisselend plenaire, 1-op-1 en teambuildingsessies. Of bijvoorbeeld een culinaire workshop, kick-off event, productlancering of het jubileumevent waar u al jaren naar aftelt!

Creativiteit en strategisch advies

Uiteraard proberen we met creatieve ideeën tot een programma te komen waar u zelf niet aan heeft gedacht. Dit bewerkstelligen wij door allereerst te achterhalen wat uw wensen en uitgangspunten zijn. Wat is het doel van uw ontmoeting, wie is de doelgroep en welke boodschap wilt u overbrengen? Wij denken graag op alle facetten met uw mee en zorgen ervoor dat het (online) event of de incentive reis een onvergetelijk moment wordt voor alle deelnemers. Daarnaast zorgen wij met behulp van onze Stretch-methode voor een creatief, overzichtelijk en doordacht communicatietraject waarin gedurende een langere tijd voorafgaand aan uw live of online ontmoeting meerdere “touch moments” worden ingezet om uw doelgroep te informeren, prikkelen, enthousiasmeren of te activeren. We denken aan alle details, van begin tot eind, zodat alles tot in de puntjes vlekkeloos verloopt.

Het juiste netwerk

goMICE werkt al jaren samen met een aantal vaste, gespecialiseerde leveranciers en locaties zowel in Nederland als in het buitenland.  Zo kunnen we altijd rekenen op de beste kwaliteit, een scherpe prijs en service van hoge kwaliteit. De aan u toegewezen projectmanager is van begin tot eind uw aanspreekpunt, waardoor u zelf geen contact met al de leveranciers hoeft te onderhouden. Wij houden u op de hoogte van onder andere belangrijke deadlines, aanpassingen in het programma en belangrijke wetenswaardigheden voor de deelnemers. Zo wordt u gedurende het gehele traject compleet ontzorgd.

Scherpe tarieven

Een ander belangrijk voordeel dat zorgt voor scherpe inkooptarieven en goede afspraken met leveranciers is dat ons kantoor onderdeel is van Uniglobe Alliance Travel en daarmee onderdeel van het wereldwijde Uniglobe International. Uniglobe Alliance Travel verleent diensten op het gebied van Business Travel, zoals tickets, hotels en autohuur. Dagelijks werken 35 collega’s aan zeer uiteenlopende projecten, zakelijke reizen en events in binnen-als buitenland.

Technologische ontwikkelingen

Ook is het ook belangrijk om vernieuwend te blijven en gebruik te maken van de nieuwste technieken. We beschikken dan ook over geautomatiseerde processen, een online eventtool en diverse mobiele applicaties zoals de goMICE activatie app en onze reis- & event app. Dankzij onze geautomatiseerde processen zijn wij in staat om alles rondom registratie, inschrijven en accreditatie uit handen te nemen. De online eventtool ziet er aantrekkelijk uit en wordt tailormade aangepast aan uw wensen.

Via onze branded activatie app kan de doelgroep geïnformeerd en geactiveerd worden met informatie of kennisvragen. Tijdens het event of de reis kan er via onze reis- & event app interactie zijn met de doelgroep of het gezelschap, denk aan het delen van foto’s, het sturen van push berichten of locatieweergave.

De factor tijd

Een incentive of event plannen neemt veel meer tijd in beslag dan men vaak denkt. In combinatie met uw huidige functie kan dit lastig zijn op het gebied van benodigde uren. Hierdoor kunt u wellicht niet het gedroomde event of de gewenste reis neerzetten voor uw doelgroep. Door de organisatie uit te besteden heeft u zelf meer tijd voor uw reguliere werkzaamheden en daarnaast te genieten van de voorbereidingen en van het event of de reis zelf. U weet immers dat u kunt rekenen op de hulp van een professional.

Duidelijk kostenplaatje

Als u ervoor kiest het gehele traject in eigen beheer te houden, is het vaak lastig om een duidelijk overzicht te hebben van wat het project gaat kosten. goMICE heeft met al haar ervaringen een duidelijk beeld van het kostenplaatje en kan u in korte tijd vertellen wat de mogelijkheden zijn binnen het opgegeven budget. Zo weet u vanaf het begin wat de kosten bedragen zonder voor verrassingen te komen staan.

Nóg meer impact

Bij goMICE is het doel een incentive of event naar een hoger niveau te tillen. Creativiteit is nu belangrijker dan ooit, deelnemers hebben immers al vaak meerdere events of reizen bijgewoond en zijn steeds moeilijker te verrassen. De impact van een reis of event kan echter op vele manieren nog groter worden gemaakt.

Wij denken bijvoorbeeld ook mee over het complete communicatietraject rondom de reis of het event:

  • hoe kunnen we de deelnemers beter en langer betrekken?
  • hoe kunnen we zorgen dat de doelstellingen worden behaald?
  • hoe kunnen we de ervaring NOG completer maken?

Hiervoor creëren we een maatwerk concept met een passend thema dat we tot in de puntjes doorvoeren in alle facetten voorafgaand, tijdens en na uw reis of event. Wij zetten hiervoor onze unieke goMICE Stretchmethode in. Op deze wijze blijft uw organisatie of boodschap langer top of mind bij uw medewerkers of relaties en zorgen we voor nog meer impact!

Ook voor uw individuele zakenreizen

Eerder benoemden wij al dat wij onderdeel zijn van Uniglobe Alliance Travel. Heeft u als bedrijf naast het organiseren van meetings en incentives ook te maken met individuele zakenreizen? Dan helpt Uniglobe Alliance Travel u daar graag mee verder. Dankzij de IATA-licentie en dé nieuwe trend op het gebied van online boeken van zakenreizen; UBI, zijn onze collega’s van Uniglobe Alliance Travel uw rechterhand voor het boeken van vliegtickets, autohuur, hotels en treinreizen. Op deze manier kunt u voor al uw zakelijke reizen en events terecht bij één kantoor. Handig toch?

Klaar om de organisatie uit handen te geven aan een professional? Het team van goMICE adviseert u graag. Kijk op onze website voor meer inspiratie en mooie ideeën en boek direct een vrijblijvende sparring-sessie in.