Waardevolle tips voor uw geslaagde online kick-off event

Waardevolle tips voor uw geslaagde online kick-off event

Een kick-off event organiseren, de naam zegt het al, een start maken, een nieuw begin aankondigen om de komende periode tot een succes te maken. Er zijn vele redenen te bedenken om een kick-off event te organiseren.

  • de start van het nieuwe jaar om iedereen goed geïnformeerd en vol energie te laten starten aan een nieuwe periode;
  • zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan, bijvoorbeeld na een fusie of reorganisatie;
  • uw nieuwe beleid en doelstellingen presenteren binnen de gehele organisatie;
  • de start van een campagne voor de introductie van een nieuw product of dienst;
  • een aftrap van een salescampagne waar de doelen en targets bekend worden gemaakt;

Veel bedrijven zijn gewend dit belangrijke moment fysiek met elkaar te beleven. De energie stroomt door de zaal, deelnemers worden met elkaar aan het werk gezet en iedereen heeft deze dag al lang van te voren in zijn agenda staan! Hoe gaat u dit vormgeven wanneer uw offline moment wordt aangepast naar een online variant?

Om ervoor te zorgen dat u uw boodschap goed overbrengt op alle deelnemers van uw event, en zij er een positieve boost van krijgen, is het belangrijk goed na te denken over de invulling van het event. Uiteraard is de invulling afhankelijk van uw doelstelling, doelgroep en welke boodschap u wilt overbrengen. Er zijn in ieder geval veel verschillende mogelijkheden om invulling te geven aan dit belangrijke moment. Ook is het belangrijk om te beseffen dat u uw geplande live moment niet zomaar een-op-een kan kopiëren naar online of hybride.

In dit blog geven we u graag een aantal waardevolle tips voor de organisatie van uw online of hybride kick-off event. Wij nemen u mee in twee voorbeelden van veel voorkomende kick-offs en tips om deze krachtig online te realiseren!

Kick-off 1: uw nieuwe product lanceren

Een productlancering is een belangrijk moment binnen uw organisatie om uw product te presenteren en de potentiële kopers het idee te geven dat ze iets missen als ze uw product niet aanschaffen. Aan dit moment dient dan ook veel zorg en aandacht aan te worden besteed. Om ook uw online productlancering succesvol te maken zijn er verschillende invullingen te bedenken afhankelijk van uw doelgroep, doel en budget.

Voorafgaand aan uw kick-off

Allereerst is het van belang om in de periode tot aan de lancering uw content multimediaal in te zetten. Niet iedereen in uw achterban verwerkt informatie op dezelfde manier. Zet bijvoorbeeld blogposts, e-books, webinars, podcasts en/of video’s in. Maak bijvoorbeeld gebruik van een influencer die vlogt over uw product. Door zijn of haar grote online bereik en het vertrouwen dat de volgers in de influencer hebben, kan dit direct voor een positieve boost zorgen. Zorg er altijd wel voor dat de influencer past bij het product dat u wilt lanceren en dat er een logisch verband is.

Een andere mogelijkheid is het organiseren van een wedstrijd rondom uw product. Denk bijvoorbeeld aan een fotowedstrijd of een actie waarbij potentiële winnaars vrienden taggen op sociale media. Hierdoor wordt het bereik sterk vergroot en maken vele mensen kennis met uw nieuwe product. Belangrijk hierbij is wel dat de prijs die men kan winnen ‘bijzonder’ genoeg is om mensen te enthousiasmeren aan de wedstrijd mee te doen.

De belangrijkste factor in een goede pre-launch is het toewerken naar hét moment: de lancering zelf! Tip: zet voorafgaand aan de launch bijvoorbeeld een opvallende countdown in. Zorg er daarnaast ook voor dat u voorbereid bent op een enorme piek in uw bezoekersaantallen. Serverproblemen, errors en websites die offline gaan, komen veel voor en zijn eenvoudig te voorkomen.

Tijdens uw online kick-off
  • Zorg dat iedereen de tijd heeft om binnen te komen, dus bouw de spanning eerst nog even op.
  • Zet uw product in de spotlight met het gebruik van een professionele studio met een video wall en voldoende camera’s.
  • Bespaar niet op het maken van goede video content! Veel content kunt u van te voren al produceren. Door uw product op visueel aantrekkelijke wijze te presenteren wordt dit nog aantrekkelijker voor de consument. Denk bijvoorbeeld aan de productpresentaties van Apple. Daarmee maakt u een technisch verhaal ook een beetje sexy.
  • Ga next level met een 3D animatie. Heeft u een product dat letterlijk uit meerdere lagen bestaat? Maak een 3D ontwerp en laat uw product tot leven komen in een 3D studio.
  • Laat uw doelgroep voor u spreken! Zorg dat een testgroep uw product al uitgebreid heeft kunnen testen. Nodig hen (virtueel) uit op het podium. Jammer dat u de jaloerse blikken van de kijkers niet kunt zien.
Na uw kick-off

Ook de fase na de lancering van het product – de postlaunch – is belangrijk. Houd de kopers en wederverkopers op de hoogte en laat de gebruikers spreken! Zorg dat bijvoorbeeld de dag na uw online event direct meer informatie op de (digitale) deurmat van uw doelgroep valt.

Kick-off 2: Strategie meeting voor 2021

Ook de presentatie van uw nieuwe strategie bijv. voor 2022 is een belangrijk kick-off moment. Dit kan zowel intern zijn, aan de eigen medewerkers (bijvoorbeeld tijdens een townhall meeting), als extern, aan uw klanten en leveranciers of een combinatie van beide.

Content is key

Strategie meetings kunnen soms wat wollig zijn en er wordt vaak veel informatie gezonden. Net als bij een productlancering geldt ook hier dat het belangrijk is dat uw content aantrekkelijk gepresenteerd wordt en aansprekend is voor de gehele doelgroep. Een strategische meeting kan op diverse manieren worden ingezet. Kies bijvoorbeeld voor een hybride variant waarin het management fysiek in een studio bij elkaar komt en alle medewerkers daarnaast online op een interactieve manier betrokken worden. Het voordeel van een studio-opname is dat deze volledig naar wens kan worden ontworpen (eventueel 3D), inclusief eigen branding.

Zorg voor interactie

Geef de deelnemers de mogelijkheid hun vragen rechtstreeks aan de spreker te stellen. Bijvoorbeeld door hen uit te nodigen op het virtuele podium. Of stel tussendoor vragen via een poll en geef de achtergrond van uw doelgroep of hun mening weer via het scherm. Maakt u gebruik van een chatfunctie? Dan kunnen gasten hun vragen stellen of hun ideeën weergeven. Zorg dan wel dat iemand dedicated achter de chat zit om informatie op te halen of vragen eruit te pikken voor de spreker. Zo blijven de deelnemers betrokken en is er volop interactie. Ook kunt u ervoor kiezen om de deelnemers gedurende of na de sessie met elkaar te laten sparren in kleiner comité tijdens een ronde-tafel-sessie. Zorg ook hier weer dat u gebruik kunt maken van de informatie die hier wordt gedeeld!

Het hele jaar top of mind!

Houd de doelen top of mind door gedurende het gehele jaar onderdelen uit deze sessie, of doelen, op inspirerende wijze opnieuw de revue te laten passeren en maak vooraf een plan/campagne om dit meetbaar te maken. Laat bijvoorbeeld tijdens de sessie een strategisch tekenaar mee tekenen en deel het resultaat met alle betrokkenen middels een bedankkaart of bureaukalender.

Tips om online deelnemers betrokken te houden

Hoe houdt u medewerkers tijdens een online sessie betrokken bij een kick-off event? Een aantal tips:

  • Denk na over een energizer, om op een luchtige en verfrissende manier de volle aandacht van de deelnemers te behouden;
  • Zorg voor veel afwisseling en duidelijke tijdsblokken;
  • Een goede live spreker is nog geen goede online spreker. Controleer daarom van tevoren met de spreker of hij ervaring heeft als online spreker en check de social media kanalen van de spreker;
  • Stream het event en deel vooraf de link van de uitzending zodat iemand die niet meer in de tool komt altijd kan meekijken via Youtube of Vimeo;
  • Pas uw programma aan. Dit geldt zowel voor online als hybride events. Maak het niet te lang. De aandachtsspanne van de online kijker is maximaal twee uur, waarbij één uur een prettige lengte is;
  • Kies voor dynamische beelden: zorg dat uw kijker geboeid blijft door meerdere camera’s neer te zetten. Geef uw kijker het gevoel dat hij/zij dichtbij is.

Communicatie rondom uw kick-off event

Zoals hierboven aangegeven is het zeer effectief om niet alleen tijdens het event zelf maar ook voorafgaand aan, en na afloop van, het event uw medewerkers of relaties te blijven betrekken. Maak het event onderdeel van een groter marketing- of communicatieplan binnen uw organisatie en zorg voor die extra boost onder uw medewerkers of relaties. Wij denken desgewenst mee over het complete communicatietraject rondom uw ONLINE moment:

  • Hoe kunnen we de deelnemers langer en effectiever betrekken en informeren?
  • Hoe kunnen we zorgen dat de doelstellingen worden behaald?
  • Hoe kunnen we de ervaring NOG completer maken?

Hiervoor creëren we een maatwerk concept met een uitgewerkt communicatieplan dat we tot in de puntjes doorvoeren in alle facetten voorafgaand, tijdens en na uw meeting, event of groepsreis. Wij zetten hiervoor onze unieke goMICE Stretch-methode in. Op deze wijze blijft uw organisatie of boodschap langer top of mind bij uw doelgroep en zorgen we voor nog meer impact!

Wilt in 2022 een impactvol kick-off evenement organiseren, maar weet u nog niets zo goed, waar u moet beginnen? Neem dan zeker contact met ons op. We denken graag mee in de mogelijkheden voor uw volgende online, hybride of live moment!

Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige online en hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.

Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 27 november 2020 en werd op 15 oktober 2021 geactualiseerd met nieuwe informatie.