Stappenplan en tips voor de organisatie van uw hybride event

Stappenplan en tips voor de organisatie van uw hybride event

Hybride events zijn op dit moment niet weg te denken uit het zakelijke eventaanbod, maar gaan hybride events ook een vaste plaats behouden in de wereld van eventorganisatie? Wat is een hybride event nu eigenlijk, wat is de toegevoegde waarde ervan en waar moet u op letten? Wij vertellen u hier graag meer over!

Wat is een hybride event?

Een hybride event is een bijeenkomst op locatie welke gecombineerd wordt met online elementen. We kunnen drie verschillende type hybride meetings onderscheiden:

Webcast/livestream: de term webcast is een samenvoeging van ‘web’ en ‘broadcast’. Tijdens een webcast of livestream is er een presentator aan het woord en is er geen sprake van interactie met het publiek.
Webinar: wanneer er sprake is van interactie met de live kijker spreken we van een webinar. De live kijker kan dan vragen stellen aan de presentator door middel van bijvoorbeeld een chat of meerkeuzevragen.
Videoconferentie: bij een videoconferentie, ook wel een online vergadering genoemd, wordt er gebruik gemaakt van gesproken- en beeldcommunicatie tussen de deelnemende partijen. Er wordt hierbij van beide partijen – de zender (presentator) en de ontvanger (live kijker) – een actieve bijdrage in de vergadering verwacht.

Een hybride meeting of -event kan daarnaast op diverse manieren worden ingestoken, denk bijvoorbeeld aan:

  • Het organiseren van een offline meeting op één locatie in één zaal, in combinatie met online kijkers.
  • Het organiseren van een offline meeting op één locatie waarbij deelnemers zijn verspreid over diverse meeting ruimtes en online met elkaar verbonden zijn.
  • Het organiseren van een offline meeting verspreid over verschillende locaties in het land waarbij deelnemers online met elkaar verbonden zijn. Bijkomend voordeel: besparing op reistijd!
Foto: Jorrit Lousberg

Stappenplan organiseren van een hybride event

Een hybride event is geen last-minute keuze die je even maakt. Vanaf de beginfase van de organisatie is een andere aanpak nodig dan bij fysieke events. Welke stappen doorloopt u bij het organiseren van een hybride event? Wij zetten ze graag kort voor u op een rijtje:

Stap 1: bepaal het doel van de bijeenkomst

De belangrijke hamvraag: Wat wilt u bereiken met de organisatie van de bijeenkomst? Wilt u bijvoorbeeld informatie overdragen, de deelnemers motiveren tot een bepaalde handeling of actie of dient de bijeenkomst puur als vermaak? Door het doel van de bijeenkomst te bepalen wordt de basis gevormd en is het gemakkelijker om hierop aansluitende keuzes te maken tijdens de organisatie.

Stap 2: creëer een programma op maat

Een live meeting of event is vaak niet geschikt om 1-op-1 over te zetten in een hybride meeting. Zo is de duur van het programma bij hybride events echt een aandachtspunt. Een programma moet niet te lang duren, de spanningsboog van deelnemers is anders dan bij een live event. Denk ook na over punten als: wat laat ik tijdens pauzemomenten zien (denk bijvoorbeeld aan een video of interview met één van de sprekers).

Stap 3: bepaal wie de sprekers zijn

Een spreker is een belangrijk onderdeel van een bijeenkomst, dit geldt ook zeker voor hybride events. Een spreker kan een meeting maken of breken. Houdt hierbij rekening met het feit dat hele goede offline sprekers niet altijd ook goede online sprekers zijn. Controleer daarom altijd goed van tevoren met de spreker of hij ervaring heeft als online spreker. Hierbij kan een klein kijkje op de sociale media kanalen van de spreker zeker geen kwaad. Hierop is namelijk vaak te zien hoe zijn/haar energie overkomt op beeld. Daarnaast loont het een dagvoorzitter in te zetten die een switch kan maken tussen programma onderdelen.

Stap 4: kies gericht welke techniek je inzet en bespaar hier niet op

Techniek is een belangrijk onderdeel van hybride events. Niets is vervelender dan een internetverbinding die uitvalt of bijvoorbeeld geluid dat niet werkt. De kwaliteit van het hybride event hangt af van de kwaliteit van de techniek die wordt ingezet. Een goede camera, microfoon en stabiele internetverbinding zijn van groot belang. Bespaar hier niet onnodig op en neem een realistische kostenpost op in de begroting. goMICE werkt al jaren samen met verschillende betrouwbare AV-partners, met verstand van zaken en, welke aansluiten bij de professionaliteit van ons bedrijf.

Stap 5: duidelijke communicatie

Bij zowel offline events als online events is duidelijke communicatie richting de deelnemers van groot belang, zowel voor, tijdens als na het event. Bij hybride events komen hier een aantal extra stappen bij. Informeer offline deelnemers hoe laat zij waar worden verwacht en communiceer voorafgaand meerdere malen de inlogprocedure aan de online deelnemers. Houd deelnemers ook betrokken, vraag bijvoorbeeld om feedback, laat dat ene leuke filmpje van het voortraject zien of deel die leuke after movie!

Stap 6: check, check, dubbelcheck.

Zorg ervoor dat de techniek ruim van tevoren is opgebouwd, zodat er uitvoerig getest kan worden. Bespreek dan ook met alle partijen goed door wanneer er mogelijkheden zijn om voorafgaand aan het hybride event op te bouwen en ga testen! Check bijvoorbeeld of de lampen goed staan, de belichting juist is, op welke positie de spreker zicht dient te bevinden, of de stream werkt en of de internetverbinding optimaal is. Door dit uitgebreid te testen weet u zeker dat u er helemaal klaar voor bent.

Een paar extra tips & tricks:

  • Stuur deelnemers voorafgaand aan de meeting meerdere malen de link en de inlogprocedure toe.
  • Houd rekening met een vertraging van 20 tot 30 seconden, zeker wanneer er een QA in de presentatie is verwerkt.
  • Zorg voor een rustige start en zet bij start van de bijeenkomst alle deelnemers op mute. Zo kan de spreker rustig uitleggen hoe de meeting in zijn werk gaat en hoe het werkt indien een deelnemer iets wil zeggen.
  • Plan tijdens pauzemomenten een netwerkcarrousel in.
  • Vergroot de betrokkenheid van de (online) deelnemers door hen thuis een pakket toe te sturen met bijvoorbeeld lekkere hapjes/drankjes welke zij anders op de locatie zouden hebben gekregen of bijvoorbeeld met merchandising.
  • Zorg voor interactie door bijvoorbeeld een quiz of poll toe te voegen aan de presentatie.
  • Neem het event op zodat dit nagestuurd kan worden naar deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn en zodat het beeldmateriaal gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld een after movie. Zorg er wel voor dat deelnemers die op beeld te zien zijn hier akkoord op hebben gegeven in het kader van AVG.

Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.

Maak de beleving nog intenser! 

Een event van offline naar hybride transformeren is dus niet persé een een-tweetje. Maar met goMICE als eventpartner zorgt u voor een professionele organisatie en weergave van uw hybride meeting of event. Bij goMICE hebben wij als doel om uw meeting, event of incentive reis naar een hoger niveau te tillen. De impact van een reis of event kan op vele manieren worden vergroot. Wij denken desgewenst mee over het complete communicatietraject rondom uw LIVE moment:

  • hoe kunnen we de deelnemers langer en effectiever betrekken en informeren?
  • hoe kunnen we zorgen dat de doelstellingen worden behaald?
  • hoe kunnen we de ervaring NOG completer maken?

Hiervoor creëren we een maatwerk concept met een uitgewerkt communicatieplan dat we tot in de puntjes doorvoeren in alle facetten voorafgaand, tijdens en na uw meeting, event of groepsreis. Wij zetten hiervoor onze unieke goMICE Stretch-methode in. Op deze wijze blijft uw organisatie of boodschap langer top of mind bij uw doelgroep en zorgen we voor nog meer impact!

Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 24 september 2020 en werd op 1 juni 2021 aangevuld met nieuwe informatie.