Case: “12 Days of Christmas” Online Kerstevent

Case: “12 Days of Christmas” Online Kerstevent

Eén van onze vaste opdrachtgevers benaderde ons in november 2020 met een interessante aanvraag: zij wilden een online Kerstevent organiseren voor alle 40 medewerkers. Het moest een interactieve middag worden bestaande uit een inloopmoment, een kort plenair woordje vanuit het management, een teambuildingactiviteit en een afsluitende online borrel.

Daarnaast wilde onze opdrachtgever in de aanloop naar het event de interactie stimuleren tussen medewerkers in combinatie met een maatschappelijke activiteit met als doel: het gevoel van saamhorigheid en oog voor elkaar en de wereld om ons heen creëren in het bijzondere jaar 2020. Vervolgens was het aan goMICE om een mooi concept te ontwikkelen met de goMICE Stretch-methode!

12 Days of Christmas

Na een korte online brainstormsessie met het goMICE team ontstond al snel het idee: 12 Days of Christmas! Naar een van de bekendste kerstnummers. Tijdens de 12 (werk)dagen voor Kerstmis zouden alle deelnemers middels de goMICE Activatie app de strijd met elkaar aangaan. In het kader van teambuilding zouden zij met én tegen elkaar moeten gaan strijden. Op deze manier werden deelnemers tevens actief gestimuleerd om de onderlinge banden te versterken.

De start (Reach & Tell)

Eind november ontvingen alle deelnemers een uitnodigingsmail waarin een link naar de Digitale Event Manager van goMICE was verwerkt. Deelnemers konden zich middels de link registreren voor het online Kerstevent. Ook ontvingen de deelnemers een eerste opdracht: koop een klein cadeautje voor een kind dat zal worden gedoneerd aan een geselecteerd goed doel en pak dit mooi in.

Tot aan de dag van het online event werd de Digitale Event Tool daarnaast ingezet om deelnemers te voorzien van informatie. Zo werd allereerst de groepsindeling bekend gemaakt en volgde er in een later stadium informatie over onder andere de timings en dresscode.

In de tussentijd volgden er ook aan aantal mailings aan de teams en aan de gekozen teamcaptains (zij zouden op de dag van het online event een speciale rol vervullen). Ook ontvingen alle deelnemers een uitgebreide deelnemersinstructie inclusief uitleg over het digitale platform waarop zou worden ingelogd en een aantal tips & tricks.

Organiseer een Online Kerstevent met goMICE!

Christmas presents (Engage)

Gedurende de 12 Days of Christmas maakte de directie per Kerst-bus (helaas zonder Robert ten Brink 😉) een rondje door Nederland om persoonlijk bij de huisadressen van de deelnemers het ingepakte cadeautje voor het goede doel op te halen.

Tegelijkertijd overhandigde de directie volledig in Kerstthema inclusief Kerstmuziek, Kerstkleding en kort proostmoment elke deelnemer een borrel giftbag gevuld met heerlijke streekproducten én een Kerstaccessoire om te dragen tijdens het online Kerstevent.

Kerstbattle (Activate)

Om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten en hen te motiveren werd de unieke goMICE Activatie app ingezet. 12 werkdagen voor Kerst werd begonnen met de “12 Days of Christmas game”! In subgroepjes gingen de deelnemers aan de slag met diverse challenges waarmee punten verdiend konden worden. Het winnende team zou een voorsprong krijgen in de teambuildingactiviteit tijdens het gezamenlijke online kerstevent.

Elke werkdag om 09.00 uur werd een nieuwe challenge of – vragenronde gelanceerd. Denk bijvoorbeeld aan vragen over Kersthistorie en – muziek en aan opdrachten als: “maak gezamenlijk een kerstgedicht van 5 regels”. Via Whatsapp groepschats gingen de groepjes uitvoerig met elkaar in overleg.

Day 12: hét online event (ONLINE moment)

Op de 12th Day of Christmas vond het online Kerstevent plaats. Na een korte inloop volgde een woordje vanuit de directie. Nadat er werd teruggeblikt op 2020 en vooruit werd gekeken naar 2021 volgde er een gezamenlijk proostmoment.

Aansluitend volgde er een interactieve Pubquiz inclusief LIVE pubquizmaster én gepersonaliseerde vragen: een groot succes en alle teams deden hun uiterste best om de felbegeerde award in de wacht te slepen. Na afloop van deze werd er online in break out sessies gezellig nageborreld! De deelnemers genoten ervan om elkaar online te kunnen zien.

Organiseer een Online Kerstevent met goMICE!

Looking forward to meet again! (Care en Nurture)

Na afloop van het event ontvingen alle deelnemers een aftermovie van het Kerstevent om nog even na te kunnen genieten. Ook ontvingen zij een evaluatieformulier waarin de zij hun ervaringen konden delen. De feedback die hieruit voort kwam was enorm positief: deelnemers waren erg enthousiast en keken alweer uit naar het volgende online event! Erg leuk om te horen!

Eind december ontvingen alle deelnemers thuis een heerlijk oliebollenpakket inclusief een persoonlijke kaart vanuit de directie waarin werd vooruitgekeken naar het nieuwe jaar. Ook ontvingen zij alvast een Save the Date voor het volgende teamevent in de maand maart en werd er alvast een tipje van de sluier gelicht over het event thema.

Wilt u ook een online of hybride (Kerst)event organiseren met impact en resultaat? Neem contact op met goMICE!

Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige online en hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.