Terugblik op een succesvol online internationaal event

Meerdaags Online Internationaal Partnerevent

Voor één van onze opdrachtgevers organiseerden we begin dit jaar een succesvol online Internationaal VIP Partnerevent waar ik in dit blog al meer over schreef. In mei organiseerden we een meerdaags vervolg op dit Partnerevent dat zich verspreid over drie dagen in de middaguren afspeelde. Het driedaags event bestond uit twee delen: een pre-VIP event voor een selecte groep partners & een tweedaags connecting event voor een groter publiek. Doel van het event: reconnecten en samen groeien!

De perfecte studio voor dit event….

Voor dit event werkten we samen met één van onze vaste AV-leveranciers, welke bekend staan om hun specialisme in audiovisuele beleving en multi-zintuiglijke impact. Sinds het voorjaar van 2020  beschikken zij over hun eigen anderhalvemeter-proof studio’s! Naast deze studio’s bevindt zich een een customer experience centre met beeld, licht, geluid en zelfs geur. Een verrassende en professionele locatie welke zeer geschikt is voor dit event!

De perfecte studio voor dit online partnerevent.

….volledig in eventthema ingericht

De studio werd gedurende de drie dagen volledig in eventthema en conform de brand guideliness van onze opdrachtgever ingericht. Samen met een team van art directors en digital designers stelden we de creatieve content samen. Zo werden alle screens en de belichting in de studio binnen eventthema ingesteld en werden er leaders en bumpers ontworpen voor een nóg grotere impact. Om het pre-VIP event te onderscheiden van de overige twee dagen werd deze dag een andere look & feel ingezet met letterlijk een gouden randje.

Wat ziet de kijker tijdens het online partnerevent?

Bij online events valt en staat alles met de inzet van de juiste techniek. De studio’s waar we mee samenwerken zijn dan ook altijd voorzien van de allerbeste HD remote-camera’s welke zorgen voor een haarscherpe weergave van het event. Daarnaast is het van belang van tevoren van minuut tot minuut te bepalen hoe het beeld voor de kijker er uit komt te zien: hoeveel soorten splitscreens, interactieve tools en picture-in-pictures (pip’s) zijn er nodig? Dit event bestond bijvoorbeeld voor een groot deel uit voordrachten van (online) sprekers maar ook uit break-out sessies en discussies tussen bijvoorbeeld, deelnemers, sprekers en de presentatoren in de studio. Daarbij is het van groot belang te kiezen voor een online event platform waarbij er minimale vertraging op de lijn is en deelnemers elkaar direct horen en zien (ook al bevinden zij zich soms letterlijk op  verschillende werelddelen).

3, 2, 1…. Action!

Gedurende het voortraject organiseren wij diverse contactmomenten tussen de partijen (opdrachtgever, techniek, studio, online platform, entertainment etc.) en zorgen wij ervoor dat alles, maar dan ook echt alles, tot in het kleinste detail met elkaar wordt afgestemd en wordt vastgelegd in een minutieus draaiboek. Daarnaast houden wij als MICE-bureau het overzicht, bewaken we de voortgang en zorgen we ervoor dat alle onderdelen samenvallen tot één passend geheel.

De start van het online partnerevent.

Gedurende het event zijn wij uiteraard aanwezig in de studio. Als showcaller hebben wij gedurende het event via headsets contact met zowel de technici als de moderator vanuit de opdrachtgever. Zo houden we op elk moment de regie en bepalen we á la minute wat er in beeld moet worden gebracht. Hoe gedetailleerd het draaiboek ook is, er gebeurt altijd wel iets dat niet is voorspeld. Denk bijvoorbeeld aan een verbinding die onverhoopt wegvalt of een vraag vanuit één van de deelnemers die veel reuring & interactie veroorzaakt. Het is ook altijd weer heerlijk om á la Steven Spielberg de magische woorden “We gaan live in 3,2,1… Action!” uit te mogen spreken. We wanen onszelf dan altijd toch stiekem een klein beetje in Hollywood!

Entertainment mocht niet ontbreken tijdens dit online partnerevent!

Om de aandacht van de deelnemers erbij te houden zorgden wij uiteraard voor verschillende soorten van entertainment. Zo waren er muzikale breaks met live optredens, maar konden deelnemers er bijvoorbeeld ook voor kiezen om tijdens de breaks deel te nemen aan de chat-carrousel om zo kort met de andere partners te meeten.

Tijdens dit event werd de spanning daarnaast opgebouwd door aan het einde van de derde en laatste dag belangrijke Partner-awards uit te delen aan een aantal winnende partners. Hier werd gedurende het gehele driedaagse event naartoe gewerkt en de blijdschap was dan ook groot bij de internationale winnaars die via picture-in-picture de studio in werden gehaald. Met een fantastisch confetti moment kwam dit event ten einde, op naar het volgende event!

Online entertainment en online award uitreiking.

Uw (internationale) event ook volledig online of hybride?

Wilt u ook een event organiseren met een internationale doelgroep of heeft u plannen voor een ander live, online of hybride event? En wilt u er zeker van zijn dat dit professioneel en vernieuwend wordt aangepakt met aandacht voor uw wensen en doelen? Neem dan vandaag nog contact op met goMICE!

Benieuwd naar meer waardevolle tips en inspiratie voor de organisatie van krachtige online en hybride events? Lees dan zeker onze gratis whitepaper waarin wij de belangrijkste stappen met u delen en tips geven over techniek, platformen, interactie en budgettering! Klik hier om onze whitepaper is te downloaden.